Montaje de eventos corporativos con apoyo audiovisual
Por GAM AUDIOVISUALES
5 AGO 202411 min. de lectura
"Cada tipo de montaje de eventos de empresa ofrece beneficios específicos que pueden ser potenciados mediante el uso de avanzadas soluciones audiovisuales"
En el ámbito de los eventos corporativos, la elección del montaje adecuado es crucial para garantizar el éxito y la eficiencia del encuentro. Un montaje bien planificado no solo optimiza el espacio, sino que también facilita la comunicación, la interacción y la productividad de los asistentes.
Desde montajes lounge relajados hasta configuraciones teatrales formales, cada tipo de montaje de eventos de empresa ofrece beneficios específicos que pueden ser potenciados mediante el uso de avanzadas soluciones audiovisuales.
En este artículo, exploraremos los diversos tipos de montaje para eventos empresariales y cómo el apoyo audiovisual puede transformar cualquier evento corporativo en una experiencia memorable y efectiva.
¿Cuáles son los tipos de montaje de eventos de empresa?
Existen nueve tipos de montajes de eventos corporativos que se deben conocer para adaptar el evento a los objetivos deseados. Los tipos son los siguientes:
- Lounge: Montaje informal con sillones, puffs y mesas iluminadas, ideal para fiestas de empresa y networking.
- Teatro o Auditorio: Sillas alineadas hacia un escenario sin mesas, perfecto para presentaciones con muchos asistentes.
- Cabaret o Cóctel: Mesas sin sillas, creando un espacio dinámico para compartir en fiestas o celebraciones.
- Banquete: Mesas redondas con sillas a misma distancia del centro del salón o espacio, ideal para cenas de empresa o reuniones.
- Sillas con Pala: Sillas con mesa plegable alineadas hacia el escenario, útiles para presentaciones, formaciones o ponencias con toma de notas.
- En U o Herradura: Mesas y sillas en forma de U, relevante para dinámicas de grupo y formaciones participativas.
- En O Cerrada: Mesas y sillas formando un rectángulo o una O, ideal para reuniones estratégicas o jerárquicas.
- De Escuela: Similar a un aula, con mesas tipo pupitre, adecuado para formaciones que requieren manipulación de objetos.
- Imperial: Sillas alrededor de una mesa, ideal para brainstormings y reuniones directivas sin presentaciones formales.
A continuación profundizaremos en cada tipo de montaje y el valor añadido que puede aportar una buena planificación y producción audiovisual:
Montaje Lounge
Ideal para eventos más informales y sociales, este montaje emplea sillones cómodos, puffs y mesas iluminadas para crear un entorno acogedor y original. Es perfecto para eventos que buscan un enfoque más casual.
Ideas de apoyo audiovisual:
- Iluminación ambiental ajustable: Utilizar luces LED de colores ajustables para crear distintos ambientes según el momento del evento, como tonos cálidos para charlas relajadas y luces dinámicas para momentos más energéticos.
- Pantallas LED interactivas: Colocar pantallas táctiles alrededor del espacio para que los asistentes puedan acceder a información del evento, participar en encuestas en tiempo real o ver presentaciones de productos.
Sonido envolvente: Instalar altavoces estratégicamente distribuidos para asegurar una experiencia auditiva uniforme y de alta calidad, permitiendo que todos los asistentes disfruten del contenido sin importar su ubicación en la sala.
Montaje en Teatro o Auditorio
En este montaje, las sillas se alinean en filas orientadas hacia un escenario o punto focal, sin mesas. Es común en conferencias, charlas y presentaciones, especialmente cuando se espera un gran número de asistentes. Dejar pasillos centrales y laterales facilita el acceso y mejora la organización del espacio.
Cómo apoyarlo con audiovisuales:
- Proyección de alta definición: Utilizar proyectores de alta definición y pantallas grandes para asegurar que todos los asistentes, incluso los más alejados del escenario, tengan una visión clara de las presentaciones y contenido visual.
- Iluminación escénica: Implementar iluminación profesional en el escenario, como focos direccionales y luces de seguimiento, para destacar a los ponentes y mejorar la visibilidad y el impacto de las presentaciones.
- Sonido profesional: Instalar un sistema de sonido de alta calidad con micrófonos inalámbricos y altavoces bien distribuidos para garantizar una acústica clara y uniforme en todo el auditorio, asegurando que todos los asistentes escuchen perfectamente las intervenciones.
Montaje Cóctel
Este tipo de montaje, también llamado de Cabaret se realiza con pequeñas mesas circulares o cuadradas distribuidas en la sala, este montaje es ideal para eventos dinámicos y de networking, ya que permite la interacción entre pequeños grupos de asistentes de igual a igual. En eventos donde se permanece de pie, se recomienda incluir sillas para al menos la mitad de los invitados para mayor comodidad.
Apoyo audiovisual:
- Pantallas de proyección en el centro: Colocar pantallas de proyección o monitores alrededor del espacio para que los asistentes puedan ver presentaciones o vídeos desde cualquier ángulo, sin necesidad de estar cerca de un escenario principal.
- Iluminación dinámica y temática: Utilizar iluminación LED ajustable para crear diferentes ambientes según la temática del evento, como luces suaves y cálidas para conversaciones informales o colores vibrantes y dinámicos para momentos más festivos.
- Estaciones de realidad virtual: Incorporar estaciones de realidad virtual (VR) o realidad aumentada (AR) para ofrecer experiencias interactivas únicas, permitiendo a los asistentes explorar productos o participar en actividades inmersivas que complementen el evento.
Montaje Banquete
Utilizando mesas redondas equidistantes al centro del espacio, este montaje permite una interacción libre y fluida entre los participantes. Es ideal para celebraciones de empresa con comida o cena y en reuniones donde se desea fomentar una comunicación equitativa entre los asistentes.
Ideas de producción audiovisual:
- Pantallas circulares suspendidas: Instalar pantallas circulares o monitores en el centro del salón para que todos los asistentes puedan ver presentaciones, vídeos o mensajes sin necesidad de girarse o moverse de sus asientos.
- Iluminación ambiental y de mesa: Utilizar iluminación ambiental suave para crear una atmósfera acogedora y elegante, complementada con luces de mesa individuales que destacan cada centro de mesa y facilitan la visibilidad sin deslumbrar.
- Sistema de sonido distribuido: Implementar un sistema de sonido envolvente con altavoces discretamente ubicados alrededor del salón, asegurando una acústica uniforme para que todos los asistentes escuchen claramente las presentaciones y discursos sin importar su ubicación.
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Montaje en O Cerrada
Formando una figura rectangular con las mesas, este montaje deja un espacio libre en el centro hacia el que se orientan las sillas y es ideal para reuniones directivas, juntas o consejos de empresa. Permite establecer posiciones destacadas estratégicas de ciertos participantes y facilita la comunicación centralizada.
Cómo apoyarlo con audiovisuales:
- Micrófonos integrados en mesa: Instalar micrófonos de alta calidad integrados en las mesas para que todos los participantes puedan ser escuchados claramente, facilitando una comunicación efectiva y sin interrupciones.
- Pantallas 360°: Colocar pantallas en el centro del espacio libre para que todos los asistentes tengan una visión clara de las presentaciones y materiales visuales, asegurando que nadie quede fuera del ángulo de visión.
- Sistema de videoconferencia: Implementar tecnología de videoconferencia de alta definición para conectar con participantes remotos, permitiendo la participación en tiempo real y asegurando una comunicación fluida con aquellos que no pueden asistir en persona.
Montaje en U
Formando una U (o herradura) con las mesas y sillas, este montaje es perfecto para reuniones de consejo de empresa o presentaciones a la dirección general. Facilita la atención a una presentación central y permite ubicar a los asistentes en bloques según su opinión o departamento.
Ideas de producción audiovisual:
- Pantallas de presentación dual: Colocar pantallas en ambos extremos de la U para que todos los participantes tengan una vista clara de las presentaciones, sin importar su ubicación en la configuración.
- Micrófonos de conferencia: Instalar micrófonos en cada mesa para facilitar la participación de todos los asistentes y asegurar que sus contribuciones sean claramente audibles para todos.
- Cámaras de seguimiento automático: Implementar cámaras que sigan automáticamente a los presentadores mientras se mueven por el espacio, transmitiendo en tiempo real a las pantallas para mejorar la visibilidad y el enfoque durante las presentaciones.
Montaje de Escuela
Similar al entorno de un aula, este montaje coloca hileras de mesas y sillas orientadas hacia el frente. Es esencial para talleres, seminarios y formaciones, proporcionando a los asistentes un espacio adecuado para tomar notas o utilizar dispositivos electrónicos.
Apoyo audiovisual:
- Pantallas y proyectores de alta definición: Instalar pantallas grandes y proyectores de alta definición en la parte delantera de la sala para asegurar que todos los asistentes puedan ver claramente las presentaciones y el material educativo.
- Conexión y carga para dispositivos electrónicos: Proveer puntos de carga y conectividad Wi-Fi en cada mesa para que los asistentes puedan utilizar sus dispositivos electrónicos sin interrupciones durante la formación o seminario.
- Microfonía y altavoces distribuidos: Implementar un sistema de sonido con micrófono de corbata para el presentador más micrófono ambulante para dudas y altavoces distribuidos por toda la sala, garantizando que los participantes escuchen claramente las explicaciones e intercambios.
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Montaje Imperial
Las sillas se disponen alrededor de una mesa rectangular u ovalada, creando una atmósfera formal adecuada para reuniones de empresa como juntas o consejos. Este montaje favorece el intercambio directo entre participantes, resaltando la figura de la presidencia de mesa.
Ideas de apoyo audiovisual:
- Sistema de conferencia con micrófonos integrados: Instalar micrófonos de conferencia integrados en la mesa para que todos los participantes puedan hablar y ser escuchados claramente, facilitando la comunicación directa y efectiva.
- Pantallas para cada participante: Colocar pequeñas pantallas individuales o tablets frente a cada asiento para que los participantes puedan seguir las presentaciones, revisar documentos y acceder a información relevante durante la reunión.
- Cámaras de alta definición para videoconferencia: Implementar cámaras de alta definición alrededor de la sala para videoconferencias, permitiendo a los participantes remotos seguir la reunión en tiempo real y contribuir activamente al intercambio.
Montaje de Sillas Pala
Una variante del montaje de teatro, donde cada silla incluye una pequeña mesa plegable. Este diseño es útil en formaciones y cursos donde los asistentes necesitan tomar notas sin requerir una mesa completa.
Apoyo audiovisual:
- Micrófonos inalámbricos de paso: Proveer micrófonos inalámbricos que puedan pasar fácilmente entre los asistentes para preguntas y participación, facilitando la interacción sin interrumpir la dinámica del curso o formación.
- Pantallas individuales o grupales: Colocar pantallas pequeñas o tablets en puntos estratégicos para que los asistentes puedan seguir el contenido digital de manera clara, mejorando la visualización de presentaciones y materiales educativos.
- Iluminación focalizada: Implementar iluminación focalizada sobre cada fila de sillas para asegurar que los asistentes tengan suficiente luz para tomar notas, sin afectar la visibilidad de la pantalla principal o escenario.
Conclusión
Seleccionar el montaje adecuado para un evento corporativo es una decisión estratégica que impacta significativamente en la dinámica y el éxito del encuentro. Al comprender los distintos tipos de montajes de eventos empresariales y aprovechar las tecnologías audiovisuales adecuadas, las empresas pueden crear ambientes que promuevan la participación, la comunicación y la eficiencia.
Desde las presentaciones multitudinarias en un montaje de teatro hasta las interacciones íntimas de una configuración imperial, la planificación meticulosa y la implementación de recursos audiovisuales de alta calidad son esenciales para alcanzar los objetivos de cualquier evento corporativo.